マイナンバーの取り扱い

サービス内容 Service

サービス内容
Service


顧問先の従業員さまが、直接ドリサポ社労士に電話で質問・ご相談が出来るサービス。

各種手続きの他、労務コンプライアンス状況の定期報告を実施。年に1回、労務監査報告書をお届け。

人事労務に関する課題を定期ミーティングにより貴社ご担当者とともに共有し、解決のためのアドバイスを実施。

入社から退職までの組織における人財マネジメントにかかわる人事制度の策定を支援

貴社内で行っている給与計算の業務を改善するためのコンサルティングです。現状把握の上、改善提案書をお届け。

社員が主体的・継続的に理想の組織を育てていくプログラム。標準年間6回実施。

現場から蓄積したノウハウ、監督行政による調査対応実績から得られた生の情報と、実効性のある対策・ヒントをご提供

顧問先様に限定したドリサポ流労働法実践講座【通年】です。

マイナンバーの取り扱いに関する基本方針

税理士さんの「ブレイン」として、労働社会保険諸法令に関する分野をバックアップ。

ドリサポでは「週4日勤務で正社員」という制度を実施しています。日本の働き方に一石を投じるこの制度について詳しく説明します。

採用選考時にご利用いただける適性検査

マイナンバーの取り扱い

マイナンバーの適正な管理・運用については、エキスパートであるドリサポにぜひご用命ください。

当法人のマイナンバーの取り扱いにつきまして、基本的な方針、社内体制、収集・利用・保管、安全管理体制の構築等について説明致します。

基本的な方針

  • ドリサポでは、特定個人情報等の保護に関する方針を定め、社内で周知するとともに公表しお客様にもお知らせします。
  • ドリサポでのお客様の特定個人情報等の取り扱いは、行政手続きでのマイナンバー利用開始とあわせて、原則として平成28年1月より開始いたします。
  • ドリサポは、特定個人情報等に関する法令及びガイドラインを遵守するともに、全国社会保険労務士会連合会や東京都社会保険労務士会のマイナンバーへの対応にしたがって行動します。

社内体制

組織

最高責任者 安中繁
特定個人情報管理責任者 竹内潤也(業務委託担当) 大野ゆかり(従業者・支払先担当)
事務取扱責任者 菊地樹里亜(業務委託担当) 岡本純輝(従業者・支払先担当)
事務取扱担当者 全スタッフ
内部監査責任者 下田直人

オフィス

  • 平成28年1月より、特定個人情報等への対応のため新しいオフィスを設けました。
  • 業務集中センターでは、受付・応接室・会議室などの来客対応スペースを除いた執務室全体を特定個人情報等の取扱区域とすることを予定しています。
    来客対応スペースと執務室との間は壁を作り、執務室の出入口には施錠できる扉を設けます。
  • なお、下記の一時的保管を除き、ドリサポではマイナンバーを保管しませんので、オフィスにはマイナンバーの管理区域はありません。

収集・利用・保管

マイナンバーのお預かり

ドリサポは、お客様の選択する方法でマイナンバーをお預かります。お選びいただいた方法での安全管理措置は、お客様の個人情報等取扱規程に基づいて対策してください。
ドリサポでマイナンバーをお預かりし、事務取扱担当者がマイナンバーを含む情報と認識した時点から、ドリサポの安全管理体制によって管理します。
なお、お選びいただいたお預かりの方法によっては、システムへの登録のための費用として手数料を頂戴します。

マイナンバーの利用

マイナンバーを利用するドリサポの業務は、日本シャルフ社の社労法務システムを使用し、社会保険の手続きは原則として電子申請(e-Gov)で行ないます。

マイナンバーの保管

お客様のマイナンバーは日本シャルフ社のマイナンバー保管用のクラウドサーバー(または希望によりパイプドビッツのSpiralサーバー)で保管します。
よって、ドリサポのローカル環境のコンピューターやオフィス内のデスク・キャビネット等でのデータ・紙のいずれの形態でも、マイナンバーを継続的に保管することはありません。
なお、システム・クラウドサーバー利用のための費用として手数料を頂戴します。
次のようにドリサポ内で一時的保管が必要な場合は、オフィスの取扱区域内に設置する鍵付きのキャビネットに保管し、鍵は事務取扱責任者が管理します。

[一時保管の例]

  • お客様から紙でマイナンバーをお預かりし、システムに登録するまでの間
  • 行政機関等へ提出を紙で行なう場合にプリントアウトしてから持ち出すまでの間

保管先の選択

ドリサポの選定する日本シャルフのクラウドサーバーでの保管を望まず、お客様自身でクラウドサーバーの選択を希望される場合は、次のサービスであれば社労法務システムと連携できますので、対応が可能です。
この場合はお客様と次のサービスの直接のご契約となり、ドリサポへお支払いいただく費用とは別に、各サービスへの費用も発生します。

[連携できるサービス]

  • マイナンバーステーション(エフアンドエム)
  • MF クラウドマイナンバー(マネーフォワード)
  • MJS マイナンバー(ミロク情報サービス)
  • OBC 奉行シリーズ(OBC ビジネスコンサルタンツ)

安全管理体制

ドリサポでは、次の通り特定個人情報等を安全に管理するための措置を図ります。

  • ①ドリサポは、全国社会保険労務士会連合会が作成した『社労士のためのマイナンバー対応ハンドブック』に則って、安全管理体制を構築します。

  • ②ドリサポの安全管理体制の水準を保つため、全国社会保険労務士会連合会の支援を受け、平成27年12月中を目標に「特定個人情報保護評価書」を作成します。特定個人情報保護評価とは、国の行政機関等が、個人のプライバシー等の権利利益に与える影響を予測した上で特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを分析し、当該リスクを軽減するための適切な措置を講ずることを宣言するものですが、ドリサポでも国の基準に則って作成します。

  • ③ドリサポは、特定個人情報保護評価書の第三者機関による確認として、全国社会保険労務士会連合会が平成28年1月開始を予定している、「新SRP認証制度(社会保険労務士個人情報保護事務所認証制度)」での認証を受けるための準備を行ないます。なお、現在の国分寺オフィス及び千代田オフィスは合併前の名義で旧SRP認証を受けております。

Q&A

なぜ、平成28年1月5日から開始?それ以前の取り扱いは?

ドリサポが社労士業務としてマイナンバーを利用するのが平成28年1月からのためです。また、政府の政令の公布、通達の発出、e-Govの仕様やそれに基づくシステムの仕様の確定、新SRP制度の基準の公開なども平成28年1月に向けて準備が進められており、その内容によってドリサポでの特定個人情報等の取扱方法も変更する可能性があるため、よりお客様の特定個人情報等をより安全に管理するために平成28年1月開始としております。
なお、平成27年12月以前にマイナンバーをお預かりする場合は、平成28年1月のシステムへの登録までの間は、担当者が所属するオフィスの鍵のかかるキャビネットに保管します。

マイナンバーの継続的な保管を望まない場合は?

手続きに必要な都度、マイナンバーをお知らせいただければ対応可能です。ただし、都合により再申請や訂正手続きが必要になった場合にも再度お知らせいただくことになります。また、マイナンバーを含めない状態で書類を作成し、お客様にてマイナンバーを記入し提出いただく方法も可能です。

おことわり

法令やガイドラインの改定をはじめ、行政機関の手続きに関する規則や通達の発出や変更、社労士ハンドブックの改定、e-Govやシステムの仕様変更など、ドリサポが対応方針や取り扱いを変更しなければならない場合には、事前の告知なくこのご案内を変更いたします。変更後は、速やかにお知らせいたします。